Database Dan Sistem Manajemen Dokumen

organisasi bisnis yang berbeda menggunakan berbagai jenis perangkat lunak untuk mengelola dokumen mereka. Perangkat lunak ini akan melakukan fungsi menciptakan, teks penuh mengindeks, mengontrol berbagai versi Documents To, pengambilan, dan seterusnya.

Komponen penting dari sistem perangkat lunak manajemen dokumen apa pun adalah teknologi manajemen database yang melekat yang menggolongkan dan melacak dokumen dibuat dan disimpan. Sistem database menemukan dan mengambil dokumen yang diminta dari arkib-arkib atau dari dokumen-dokumen di bawah pengawasan pada dasar query diserahkan kepada ia.

Sistem manajemen database mencegah orang yang tidak berwenang dari mengakses informasi. Hanya pengguna dengan kata sandi mempunyai akses ke seluruh database atau bagiannya. Sebagai tambahan apa pun yang dibuat untuk data yang dilakukan tanpa mengubah database yang ada. Sistem ini juga dirancang untuk filter keluar salinan duplikat record.

Untuk semua dokumen yang dibuat dan disimpan, sistem database menghasilkan sebuah host informasi tentang dokumen-dokumen. Informasi ini dipelihara secara terpisah dari dokumen itu sendiri. Informasi yang berisi nama dari penulis yang telah menciptakan dokumen, tanggal pembuatan, kesempatan terakhir pada mana ia diakses dan perubahan yang telah dibuat untuknya. Sistem juga menjaga informasi tentang topik-topik utama atau subyek-subyek yang terkandung di dalam dokumen, serta rincian dokumen yang relevan untuk dokumen yang meminta.

Sistem database harus dapat diandalkan dan harus memiliki tingkat tinggi efisiensi operasional dalam mengelola volume besar dari dokumen berbasis teks, gambar, suara dan video. Database mungkin berupa atau terpusat didistribusikan, tergantung pada perangkat lunak manajemen data diinstal dalam sebuah organisasi sistem. Sebuah database terpusat, yang menyimpan informasi profil dokumen dalam satu database, menawarkan cepat dan efisien mencari tetapi menghadapi risiko kehilangan informasi dalam kasus korupsi atau kegagalan dalam profil dokumen repository. Dalam sistem dasar data terdistribusi informasi yang tersebar dan disimpan di berbagai poin berdasarkan pada jaringan perusahaan atau pada struktur disk. Ini akan meminimalkan risiko kehilangan semua informasi yang, dalam kasus korupsi atau kegagalan.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *